Tenir ses délais, faire circuler les messages importants auprès de tous les professionnels qui collaborent, recueillir les retours du client pour rajuster la démarche : la gestion du projet demande différentes capacités et, surtout, un excellent sens de l’organisation et de la relation. En confiant la création ou l’optimisation de votre site web à une agence, vous serez en contact avec un chef de projet : il fera tout le nécessaire pour répondre à vos besoins et, en parallèle, il aiguillera ses collègues dans leurs missions respectives. Dans cet article, nous vous présentons 5 phases incontournables à envisager pour toute bonne gestion de projet !
Rassembler toutes les parties pour anticiper un maximum
Un bon chef de projet prévoit toujours une réunion à laquelle il convie toutes les personnes impliquées sur la mission. Elle doit idéalement se tenir avant que l’on ne passe à l’action, pour mieux cadrer chaque professionnel, mais également dans l’optique de cerner totalement les besoins du client.
À ce moment, on se met d’accord sur les volontés du client, le rôle de chacun, le déroulement de la collaboration, etc. Ce rendez-vous permet aussi à chacun de faire connaissance : l’équipe rencontre le client, et vice-versa. De cette façon, on débute dans un climat de confiance, propice à la réussite !
Concevoir et mettre à jour un planning
Bien évidemment, pour que chacun sache par où commencer et à quel rythme évoluer, le chef de projet élabore systématiquement un planning, qui permet de se repérer sur la durée du travail, les délais avant les premières livraisons, mais aussi d’avoir une idée des dates clés (mise en ligne du site, par exemple).
Pour une raison ou une autre, les équipes peuvent prendre du retard, et à un moment se trouver dans l’impossibilité de respecter les délais initialement annoncés. Cela ne signifie pas pour autant que le chef de projet est en échec. Sa mission, à ce moment, consiste à informer les clients, à expliquer pourquoi il faudra patienter un peu plus. Parallèlement, il n’oublie pas d’envisager la mise en place de nouveaux délais, pour garder un calendrier transparent aux yeux de tous.
La gestion du temps est une compétence indispensable pour la gestion de projet. Car il faut absolument satisfaire le client au maximum, tout en donnant à ses collaborateurs suffisamment de souplesse pour que le travail soit bien fait.
Effectuer des retours et demander des validations
Avec son client, le chef de projet ne dialogue pas uniquement en début et en fin de projet. Tout au long des phases de travail, il réalise des retours, pour connaître précisément l’avis du demandeur au sujet de différents éléments (un premier jet pour une newsletter, une maquette de site, une arborescence, etc.).
Dans la majorité des cas, le chef de projet demande au client de valider ou d’invalider le travail. S’il valide, cela permet de passer à l’étape supérieure en ayant la certitude de prendre la bonne direction. S’il ne valide pas, on engage le dialogue pour effectuer les modifications qui satisferont les besoins initiaux.
Souplesse, tact et réactivité
En somme, le chef de projet est avant tout une personne agile, capable de s’adapter aux changements de situation, d’écouter aussi bien ses collaborateurs que ses clients, le tout dans l’optique de donner à chacun les moyens d’aboutir au résultat escompté.
Au quotidien, il doit parfois composer avec des imprévus qui peuvent ralentir le processus ou même générer une sensation de stress du côté du client. Son tact et son sens des relations deviennent alors ses meilleurs alliés : en faisant preuve de transparence et en expliquant clairement les choses, il assure le maintien d’une relation saine, basée sur la confiance et le respect.
Bien évidemment, puisqu’un projet web n’est jamais simple et linéaire, cet interlocuteur qui se place au centre du réseau de communication entre les différentes parties (équipe, client) sait réagir rapidement et de manière pertinente, en toutes circonstances.
N’hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d’aide dans la réalisation de votre projet.
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